大型儀器設備檔案存檔注意事項

大型儀器設備檔案可分為靜態檔案和動態檔案兩種，靜態檔案主要是在儀器設備從申請購買到使用之前的一些隨機材料，這一部分檔案的建立健全有利于這臺設備在今后維護維修或與廠家發生矛盾時發揮作用。因為這部分檔案多是一些合同、使用說明書、圖紙和原始憑證。如果在今后使用時需要檢修就可以從檔案室中調出這臺設備的圖紙，維修人員便可按照圖紙進行修理。對這一部分技術材料，收集以后首*行分類整理，按照材料的不同性質分類，然后按順序放好并編號，放入檔案盒中。在每一個檔案盒zui前頁附一張儀器設備技術檔案卷內目錄，此表中注明：儀器名稱、設備編號、管理單位、安放地點、負責人等，并對編好號的檔案材料按順序登記在表格中，且注明每一材料的份數。進行這種歸類整理以后，便于查找，為學校教學、科研及管理工作帶來了方便。動態檔案是指儀器設備在使用過程中，使用人員每天需要填寫的精密貴重儀器設備使用記錄，其中包括這臺設備的使用機時、培訓的人員數、新開教學實驗項目、改進實驗教學項目、測試樣品數、功能利用數、科研課題社會服務項目數、維護次數等等。